Чи можна в окремих випадках зменшити строки зберігання документів?

Строки зберігання документів, визначені Переліком № 578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Їх можна лише продовжити у випадках, коли ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації (п. 1.7 Переліку № 578/5). До того ж перебіг строків зберігання документів обчислюють із 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2021 році, починається з 1 січня 2022 року.

Як довго слід зберігати бухгалтерські документи?

Інформація про перелік і строки зберігання бухгалтерської документації міститься в розд. 4.2 «Бухгалтерський облік та звітність» Переліку № 578/5. Зосередимо вашу увагу лише на деяких із них. Наприклад, первинні документи й додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо), мають зберігатися протягом 3 років за умови, що контролюючі органи завершили їх перевірку. А ось річні фінансові звіти слід зберігати постійно — аж до ліквідації установи.

Щодо зберігання електронних документів — строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку № 578/5).

Де і як зберігати бухдокументи?

Опрацьовані первинні документи та облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність до передання їх до архіву установи мають зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88).

Документи з моменту створення чи надходження й до передавання на зберігання до архіву установи зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах установи відповідно до номенклатури справ. Оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо — за місцем створення (п. 1 гл. 3 розд. IV Правил № 1000/5).

Відповідно до п. 6.3 Положення № 88 бланки суворої звітності слід зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Електронні первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність зберігаються на електронних носіях у формі, яка дозволяє перевірити їх цілісність (п. 6.4 Положення № 88, п. 1 гл. 4 розд. IV Порядку № 1886/5, ч. 1 ст. 13 Закону про електронні документи).

Як діяти, якщо документи було втрачено, зокрема під час бойових дій?

Втрата документів не є однозначним поняттям, оскільки під цим терміном можна розуміти пропажу або знищення документів через різні обставини: пожежа, залиття, витівки тварин, викрадення, привласнення, заволодіння через шахрайство чи зловживання особи своїм службовим становищем, умисне знищення, пошкодження чи приховування, вчинене з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах (ч. 1–2 ст. 357 ККУ), службова недбалість (ст. 367 ККУ).

Пунктом 6.10 Положення № 88 визначено порядок дій у разі втрати бухгалтерських документів.

Так, у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник установи:

1) письмово повідомляє про це правоохоронні органи;

2) наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюють актом, який затверджує керівник установи. Копію акта надсилають органу, у сфері управління якого перебуває установа, а також територіальному органу ДПС у 10-денний строк.

Відповідно до п. 44.5 ПКУ в разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, установленому ПКУ для подання податкової звітності. Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Якщо неможливо здійснити перевірку через втрату, пошкодження або дострокове знищення платником податків документів та якщо бюджетна установа-платник подала повідомлення відповідно до абз. 1 п. 44.5 ПКУ, терміни проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки, але на строк не більш ніж 120 днів (абз. 3 п. 44.5 ПКУ). Обов’язковою підставою перенесення терміну проведення перевірки є саме неможливість здійснити перевірку через відсутність документів, які були втрачені.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів подають до органу ДПС у довільній формі повідомлення, підписане керівником та головним бухгалтером. У ньому вказують обставини, які призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік документів (за можливості — із зазначенням реквізитів) (пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ).

Тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, для платників податків та контролюючих органів зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, за деякими винятками, зазначеними в пп. 69.9 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ.

Окрім того, у процесі експертизи цінності можуть бути встановлені факти нестачі документів. У цьому випадку п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5 рекомендує розшукати такі втрачені документи. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування та видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідку про причини відсутності документів або справ, підписану членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передають до архіву установи. На підставі довідки архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000/5, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи.

В умовах воєнного стану, коли втрачено доступ до бухдокументів через те, що установа розташована на окупованій території або території ведення бойових дій, чинити слід відповідно до п. 8 розд. I Положення № 879.

ЦИТАТА. «Підприємства, що знаходяться на тимчасово окупованій території та/або на території проведення антитерористичної операції (або їх структурні підрозділи (відокремлене майно) перебувають на зазначених територіях), проводять інвентаризацію у випадках, обов’язкових для її проведення, тоді, коли стане можливим забезпечити безпечний та безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал цих підприємств.

Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду».

(п. 8 розд. I Положення № 879)

Чи можна викинути документи, термін зберігання яких минув?

Після закінчення термінів зберігання документи мають бути вилучені для знищення. Викинути документи на смітник та знищити їх не одне й те саме, тому відповідь однозначна — не можна. Процедура знищення передбачена гл. 3 розд. V Правил № 1000/5.

Перш ніж знищити документи, слід провести експертизу їхньої цінності (п. 2.13 Переліку № 578/5). Про це йдеться і в Правилах № 1000/5.

ЦИТАТА. «Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється».

(абз. 6 п. 3 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5)

Правила № 1000/5 пропонують передавати документи для переробки спеціалізованим підприємствам, але не виключають можливості й самостійної ліквідації способом спалення, і не лише документів із грифами «ДСК», «Таємно» та подібних, а й решти, про що зазначено в самій формі акта (додаток 15 до Правил № 1000/5). З огляду на той факт, що в невеликих бюджетних установах за рік документів для знищення назбирується не аж так і багато, їх, дійсно, може ліквідувати експертна комісія установи.

На практиці часто трапляються випадки, коли експертизу цінності документів проводять не щороку, а один раз на кілька років, тож в архіві встигає накопичуватися документація, що давно вже проситься або на утилізацію, або до Національного архівного фонду. Або ж інша ситуація, більш популярна: документи пройшли експертизу, але ті, що підлягають знищенню, продовжують перебувати в установі. Тож, якщо непотрібних документів за роки назбирається достатньо або навіть за рік утворяться кілограми макулатури, є сенс передати їх підприємству із заготівлі вторинної сировини, щоб отримати із цього користь.

Як довго можна зберігати документи зі строком зберігання «Доки не мине потреба»?

Строк зберігання таких документів бюджетна установа визначає самостійно залежно від потреби, оскільки такі документи мають тривале практичне значення. При цьому в п. 2.9 Переліку № 578/5 рекомендовано не знищувати ці документи протягом року.

Маємо документи на електронних носіях із грифом «ДСК». Чи можемо їх знищити, оскільки виникла загроза їх захоплення під час бойових дій?

Так, можете. Документи з грифом «Для службового користування» зазвичай знищують за рішенням експертної комісії згідно з п. 96 Типової інструкції № 736. Здійснюють це, подрібнюючи носії інформації або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість прочитати та відновити їх. Електронні носії інформації знищують або переробляють способом, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

А от в умовах воєнного стану, коли існує загроза захоплення таких документів і немає можливості їх вивезти в безпечне місце, той же п. 96 Типової інструкції № 736 рекомендує чинити зазначеним нижче способом.

ЦИТАТА. «В умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій, та у разі виникнення реальної загрози захоплення документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування», а також неможливості забезпечення їх вивезення в безпечні місця вони знищуються способами, установленими абзацами першим та другим цього пункту.

Рішення про негайне знищення таких документів, справ, видань, електронних носіїв інформації приймає керівник установи (особа, яка виконує його обов’язки), де вони зберігаються, а за відсутності з ним екстреного зв’язку — відповідальна за їх зберігання посадова особа.

Факт знищення підтверджується актом про вилучення документів і є підставою для внесення позначки про знищення документів в облікові форми».

(п. 96 Типової інструкції № 736)

Чи можна знищувати бухгалтерські документи, якщо Держаудитслужба перевірила їх?

Передавати на знищення документи навіть за умови їх перевірки контролюючими органами можна лише тоді, коли закінчиться строк їх зберігання, визначений Переліком № 578/5.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо строк зберігання документів, які підлягають перевірці контролюючими органами, закінчився, але їх не було ревізовано, то знищувати такі документи заборонено.

Яка адміністративна та кримінальна відповідальність передбачена за незаконне знищення документів, що містяться в архіві бюджетної установи?

Незаконне знищення архівних документів посадовими особами установи, а також недбале зберігання, псування, приховування, незаконне передання іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану згідно зі ст. 92 1 КУпАП призводять до попередження або накладення штрафу в розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85,00 до 170,00 грн). За повторне таке порушення протягом року — штраф у розмірі від 10 до 40 НМДГ (від 170,00 до 680,00 грн).

За умисне знищення, викрадення, пошкодження чи приховування офіційних документів в установі, вчинене з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах (ст. 357 ККУ), карають штрафом у розмірі до 50 НМДГ або обмеженням волі на строк до 3 років. За ті самі дії, якщо вони спричинили порушення роботи підприємства або вчинені щодо особливо важливих документів, — штраф до 70 НМДГ, або обмеження волі на строк до 3 років, або позбавлення волі на той самий строк.

Як проводити експертизу цінності документів, які підлягають знищенню?

Перш ніж знищити документи, слід провести експертизу їхньої цінності (п. 2.13 Переліку № 578/5).

ЦИТАТА. «Експертиза цінності документів — всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду».

(абз. 5 ст. 1 Закону про Національний архівний фонд)

Згідно з п. 3 Порядку № 1004 експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії. Експертизу цінності електронних документів та відповідних документів з паперовим носієм інформації здійснюють одночасно (п. 2 гл. 1 розд. V Порядку № 1886/5).

НАГАДАЄМО. Відповідно до ч. 1 ст. 31 Закону про Національний архівний фонд держоргани, органи місцевого самоврядування, державні та комунальні підприємства, установи та організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності. Відповідно до пп. 2 п. 2 розд. V Правил № 1000/5 експертизу цінності документів в архіві бюджетної установи проводять щороку. Здійснюють це за кілька етапів.

НЮАНС. Такий порядок стосується не лише бухгалтерських, а й решти документів, що їх створюють під час діяльності бюджетних установ, які наведено в Переліку № 578/5.

Етап 1. Після аналізу експертної комісії установи документи, строк зберігання яких закінчився, включають до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (форму акта затверджено в додатку 15 до Правил № 1000/5). Акт складають на всі документи організації (а не окремого структурного підрозділу), строк зберігання яких завершився на день підготовки акта. Кожному акту присвоюють унікальний номер. Нумерація актів за весь час діяльності організації валова, починаючи з № 1.

До акта можна включати тільки ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складають акт.

Етап 2. Акт, затверджений експертною комісією установи, слід передати на розгляд експертно-перевірної комісії держархівної установи. Майте на увазі, що у випадку внесення до акта первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки контролюючими органами. Довідку підписує керівник установи та скріплюють печаткою (за наявності).

Етап 3. Узгоджені (схвалені) акти затверджує керівник установи, після чого установа має право знищити документи. В кінці акта додатково слід зробити запис про спосіб знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії установи (пп. 8 п. 3 розд. V Правил № 1000/5). Якщо документи знищено подрібненням, їх надалі можна визнати макулатурою та передати на переробку.

Етап 4. Відібрані для знищення документи передають організаціям, які збирають і заготовляють вторинну сировину, за накладними, де зазначено вагу макулатури. Якщо документів незначна кількість, то їх можна знищити за допомогою спеціальних апаратів. Акт включають до спеціальної справи під назвою «Справа архівного фонду організації». Ця справа має бути передбачена номенклатурою справ організації. Її ведуть згідно з вимогами Правил № 1000/5 і зберігають в архіві організації впродовж усього строку її діяльності.

Що підтверджує знищення електронних документів?

Згідно з пп. 1, 4 розд. VI Порядку № 1886/5 для знищення електронних бухгалтерських документів працівнику служби інформаційного забезпечення установи, який відповідає за технічну перевірку та знищення електронних документів, ще потрібно скласти електронний акт про вилучення для знищення електронних документів, не внесених до НАФ (додаток 14 до Порядку № 1886/5), за актом про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. На підставі електронного акта про знищення електронних документів, не внесених до НАФ, знищують електронні документи методом, який не дозволяє відновити інформацію.

Як поставити на облік документи, щоби потім оприбуткувати вторсировину як макулатуру?

Документація, яка утворюється в процесі діяльності бюджетної установи, не є її активами, тому вести мову про списання документів, а значить, і про застосування Порядку № 1314 або іншого порядку про списання не можна. Ба більше, документи, які підлягають знищенню, не є матеріалами, отриманими від ліквідації та розбирання необоротних активів, за своєю природою, але є рекомендація їх такими вважати: ДПС на своєму офіційному вебсайті (https://def.kpi.ua/node/390) ще у 2016 році надала рекомендації щодо бухгалтерського обліку (оприбуткування та реалізації) макулатури як вторинної сировини, отриманої від вилучення документів.

Отже, якщо ухвалено рішення передати документи для переробки, їх потрібно передусім визнати активами. З огляду на те, що макулатура в майбутньому може дати економічну вигоду у формі доходу, який буде отримано від її реалізації, її слід зарахувати на баланс як запаси, що підлягають продажу. Для цього найкраще підійде субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу». Лише після цього установа має право знищити документи, тобто передати їх як макулатуру заготівельнику, та має відобразити в бухгалтерському обліку надходження коштів, отриманих від її реалізації.

За якою вартістю оприбутковують макулатуру?

Оскільки, як зазначено вище, ми прирівнюємо отриману вторсировину до тієї, яку отримано від ліквідації та розбирання необоротних активів, цілком логічно було б оприбуткувати макулатуру за чистою вартістю реалізації, як про те зазначено в п. 15 розд. II МР з обліку запасів. Тож залишається тільки дізнатися ціну, за якою переробна організація приймає макулатуру, переважити та зафіксувати в акті оцінки вартість, за якою й зарахувати на баланс активи. Підставою для оприбуткування буде вже згаданий вище акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та акт оцінки.

При цьому довідку про надходження в натуральній формі до органу Державної казначейської служби подавати потрібно, хоча у згаданому повідомленні податківців зазначено інше. Та вторсировина є натуральним надходженням установи.

Чи варто коригувати дохід, якщо чиста вартість реалізації не збігатиметься із сумою грошових коштів, фактично отриманих від спецпідприємства за макулатуру?

Чиста вартість реалізації, за якою обліковують макулатуру, звичайно, на момент реалізації може не збігатися з фактично отриманою сумою, тому маємо подбати про коректне відображення бухоблікових записів.

У тому ж роз’ясненні ДПС, на яке ми посилалися вище, зазначено, що за умови, коли ціна реалізації та чиста вартість реалізації не збігаються на момент продажу макулатури, необхідно скоригувати дохід. Але з таким твердженням складно погодитися, адже доходи, що виникають, мають різну природу походження на двох етапах: оприбуткування вторсировини та її реалізації, хоча відображаємо їх на єдиному субрахунку 7211 «Дохід від реалізації активів». Так, операція оприбуткування зумовлює виникнення доходу, який має закритися на витрати в момент продажу, тобто вибуття активів, а операція реалізації — виникнення доходу, який збільшить фінансовий результат. Тому коригувати різні за походженням доходи в цій ситуації ми не можемо, оскільки це суперечить принципу нарахування (ст. 4 Закону про бухоблік).

Автор: Павло Зозуля
Джерело: https://ibuhgalter.net/articles/1103