Графік відпусток: загальне

Чи треба складати графік? Про те, що графік відпусток має бути на кожному підприємстві, в установі, організації, сказано в ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки. Наголошує на цьому й Держпраці (див. лист Держпраці в Харківській обл. від 13.09.2019 р. № К-975/02.04/12-08/10796). Отже, складати графік потрібно обов’язково всім роботодавцям, у тому числі медичної сфери.

Але справа тут не тільки в обов’язковості. Для роботодавця є й прагматична користь. Адже у графік закладають черговість відпочинку працівників протягом усього календарного року. Це дозволяє роботодавцю забезпечити нормальну роботу підприємства в період їхньої відпустки та дає можливість уникнути ситуації, коли у відпустку одразу йдуть працівники, без яких робота може зупинитися.

Крім того, інспектори праці перевіряють наявність графіка відпусток, адже це питання наразі внесено до розділу I Переліку питань, що вивчались під час інспекційного відвідування / невиїзного інспектування Акта інспекційного відвідування.

Форма На сьогодні законодавством України не передбачено типової / примірної форми графіка відпусток. Тому роботодавці можуть самостійно розробляти форму такого документа з урахуванням своїх побажань та потреб.

Зазвичай графік відпусток містить такі реквізити:

  • найменування роботодавця;
  • період, на який затверджують графік (зазвичай рік);
  • гриф затвердження керівником, погодження з профкомом (представником трудового колективу);
  • № з/п;
  • ПІБ працівників;
  • посада (професія);
  • вид відпустки;
  • кількість календарних днів відпустки (можна вказувати загальну кількість днів відпустки конкретного виду з урахуванням накопичених за попередні періоди, якщо такі є, а можна зазначати тривалість відпустки та робочий рік, за який таку відпустку надають);
  • період надання відпустки (за планом);
  • фактичний період надання відпустки;
  • примітка на випадок перенесення відпустки або невикористання;
  • підпис працівника (про ознайомлення);
  • дати складання графіка.

У реквізиті «період надання відпустки» можна вказати:

  • конкретні дати відпустки (якщо це можливо на дату складання та затвердження графіка);
  • орієнтовні періоди (місяць, місяці — для перехідних відпусток).

Іноді у графіку виводять залишок днів відпустки на кінець року, але це за бажанням.

Строки складання Як і у випадку з формою графіка, законодавством України не встановлено строку його затвердження. Це підтверджує Держпраці в Харківській обл. в листі від 13.09.2019 р. № К-975/02.04/12-08/10796. Можна зазначити тільки орієнтовний граничний строк складання графіка — не пізніше 5 січня поточного року. Чому саме до цієї дати? Так вказано в п. 20 Типових правил № 213, які діють і сьогодні.

Але як ми вже казали, дата орієнтовна. Тож її можна прострочити, тобто незначне запізнення цілком допустиме.

Водночас підприємство має право встановити власні строки складання графіка відпусток, прописавши їх у внутрішніх документах (наприклад, колективному договорі, правилах внутрішнього трудового розпорядку, наказі, погодженому з профкомом (представником трудового колективу), тощо). Але все ж таки тут головне — скласти графік до того, як у відпустку у 2021 році збереться перший працівник. До цього згадаємо про обов’язок роботодавця письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки) й отримуємо: графік треба скласти й погодити щонайменше за два тижні до початку відпустки першого відпускника.

Так, наприклад, якщо працівникам надають відпустку з 04.01.2021 р., то графік необхідно було скласти до початку такої відпустки. Отже, затвердити графік потрібно було не пізніше 21.12.2020 р. й одразу ж повідомити працівників про початок відпустки.

Якщо ж працівник просить терміново надати відпустку з 04.01.2021 р. і ваш керівник на це згодний, але графік ще не затверджений, то вважаємо, що в цьому випадку видати наказ про відпустку можна за заявою працівника, а вже потім внести ці дані у графік. Адже достроковий вихід у відпустку — це ініціатива працівника, і роботодавець тут нічого не порушував. Така сама логіка має застосовуватися й у випадку, коли працівник написав заяву на відпустку ще у грудні, коли графік на наступний рік ще не було складено.

Нагадаємо: якщо працівник не з категорії пільговиків (категорії громадян, які перелічені в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки), то роботодавець може відмовити в наданні відпустки без попередження.

Також зауважимо, що строк, на який затверджують графік відпусток, не регламентований. Звичайно, зручніше планувати відпочинок працівників на рік. Але якщо в тому є виробнича необхідність, то можна вибрати й інші періоди (місяць, квартал, півріччя).

Послідовність дій Складають графік відпусток у такому порядку:

1. З’ясовуєте волевиявлення працівників щодо періоду надання відпустки в поточному році. Якщо працівників на підприємстві багато, таке опитування доцільно проводити за кожним підрозділом окремо. На підставі отриманих даних керівники таких підрозділів складають приблизні графіки.

2. Складаєте графік відпусток (створення зведеного графіка відпусток).

3. Погоджуєте графік відпусток з виборним органом первинної профорганізації (профспілковим представником), іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом.

4. Керівник підприємства має затвердити графік відпусток (окремий наказ для цього складати не обов’язково: Державний класифікатор управлінської документації не містить такого окремого документа, як наказ про затвердження графіка відпусток). Тож у цьому разі керівнику достатньо поставити підпис у грифі затвердження графіка.

5. Готовий графік доведіть до відома працівників. Доцільно це зробити під підпис (але не обов’язково).

6. Надаючи відпустку, враховуйте, що якщо у графіку відпусток, у реквізиті «період надання відпустки», вказано:

  • конкретні дати відпустки, то після ознайомлення працівників із графіком та за умови, що працівник іде у відпустку в запланований у графіку період, заява на відпустку від працівника не потрібна. У цьому разі роботодавець повинен письмово повідомити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки);
  • орієнтовні періоди (місяць, місяці — для перехідних відпусток), то просто ознайомити працівників із графіком також недостатньо (такий висновок зробила Держпраці в Харківській обл. в листі від 13.09.2019 р. № К-975/02.04/12-08/10796). Конкретну дату відпустки працівника узгоджують способом подання працівником заяви або в повідомленні про надання відпустки. На підставі цього документа роботодавець видає наказ про надання відпустки.

Яких працівників включаємо у графік?

Про те, що до графіка відпусток потрібно включати всіх працівників, у законодавстві немає жодного слова. Це, так би мовити, непрописана істина. Адже для роботодавця, як ми вже казали, це не лише обов’язковий документ.

Тому графік складають на всіх працівників, прийнятих за трудовим договором, у тому числі на сумісників і тимчасових працівників, працівників, з якими укладено строкові трудові договори. Причому внутрішніх сумісників рекомендуємо відображати в графіку відпусток окремо — за основним місцем роботи та за сумісництвом.

ДО ВІДОМА. Не надають відпустку особам, з якими укладено договір цивільно-правового характеру, практикантам (якщо практика не супроводжується трудовими відносинами). Тобто лише таких осіб не включають до графіка відпусток. Також не має сенсу включати в нього працівників, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 3 (6) років.

Зауважте: окремі категорії громадян, які перелічені в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки, можуть використати відпустку у зручний для них час. Нагадуємо, що до пільговиків, зокрема, належать жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, особи з інвалідністю, одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері). Таким чином, у графіку потрібно запланувати використання відпусток пільговиками, але будьте готові до того, що вони можуть ці плани порушити, скориставшись своїм правом на відпустку у зручний час.

Працівників, які відпрацювали на підприємстві менше ніж 6 місяців, також варто включити до графіка. Але до того, як працівник відпрацює 6 місяців, тривалість відпустки доведеться обчислювати пропорційно відпрацьованому часу (запланованому). Через 6 місяців з дати прийняття можна надати щорічну основну відпустку повної тривалості.

А ось працівники, перелічені в ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки, у цій ситуації можуть претендувати на відпустку повної тривалості й до відпрацювання 6 місяців. Тож для них інформацію до графіка включайте з урахуванням цієї можливості.

Також зауважимо, що впродовж року до графіка можна вносити зміни як щодо новоприйнятих працівників, так і тих, що працюють давно (на це вказувало Мінсоцполітики в листі від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15). Але оформлювати такі зміни треба окремими заявою від працівника та наказом керівника.

За якими відпустками складаємо графік?

Точно кажучи, КЗпП і Закон про відпустки зобов’язують складати графік тільки для щорічних основних і додаткових відпусток. Проте, на наш погляд, зручно включати до графіка й інші види обов’язкових відпусток (наприклад, відпустку «на дітей», «бойову», «чорнобильську», 3-денну відпустку медпрацівникам за безперервний стаж більше ніж 3 роки). Тому, на нашу думку, графік варто складати за всіма видами оплачуваних відпусток, на які мають право працівники в поточному календарному році. Виняток — навчальна відпустка (її надання не залежить від бажання працівника та інтересів виробництва, адже період навчання, проведення сесій, іспитів тощо визначає навчальний заклад; цей період зазначають у довідці-виклику на сесію, яку працівник приносить роботодавцю). Також важко прогнозувати відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами й відпустки до 3 (6) років, та їх і недоречно тут планувати: це обов’язкові види відпусток, які не потребують узгодження дати.

При цьому нагадайте працівникам, що можна передбачити поділ щорічної відпустки на частини. Але! Основна частина відпустки має бути не менше ніж 14 календарних днів. Також нагадуємо, що не належать до щорічних відпусток, а тому не діляться на частини (обов’язково надають повної тривалості), такі види відпусток:

  • додаткова відпустка учасникам бойових дій;
  • «чорнобильська» відпустка;
  • соціальна відпустка «на дітей».

ДО ВІДОМА. Святкові й неробочі дні (ст. 73 КЗпП) під час визначення тривалості щорічних відпусток та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19 КЗпП), не враховують.

Складаючи графік, пам’ятайте, що основну й додаткові відпустки надають працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року (ч. 4 ст. 10 Закону про відпустки).

Якщо хтось із працівників не використав дні відпусток за минулі роки, внесіть ці дні до графіка на поточний рік. Виняток — невикористані «чорнобильські» та «бойові» відпустки за 2020 рік. Їх на 2021 рік не переносять і до графіка відпусток не закладають. У 2021 році працівник має право на такі відпустки, але тільки за 2021 рік.

Відповідальність за порушення

За нескладання графіка відповідати доведеться посадовим особам підприємств або підприємцям-роботодавцям. У цьому випадку підприємству (підприємцю) може загрожувати відповідальність як за інші порушення вимог законодавства про працю — штраф у розмірі 1 МЗП (з 01.01.2021 р. — 6 000,00 грн) відповідно до абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП, його посадовим особам — адмінштраф відповідно до ч. 1 ст. 41 КпАП в розмірі від 510,00 до 1 700,00 грн (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15).

Уникнути штрафу в розмірі 1 МЗП можна, якщо відсутність графіка відпусток зафіксована інспектором праці та ухвалено припис про усунення цього порушення, а ви його своєчасно виконаєте. Але, на жаль, від адмінштрафу ваших посадових осіб це не врятує.

Використані документи

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. № 322-VIII.

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. № 8073-X.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР.

Державний класифікатор управлінської документації — Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98, затверджений наказом Держстандарту від 31.12.1998 р. № 1024.

Типові правила № 213 — Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомітету СРСР з праці і соціальних питань від 20.07.1984 р. № 213.

Акт інспекційного відвідування — Акт інспекційного відвідування (невиїзного інспектування) юридичної особи (фізичної особи), яка використовує найману працю, затверджений наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 р. № 1338.

Джерело: https://ibuhgalter.net/articles/670


Рекомендуємо: