У статті розглянуто актуальну ситуацію із запровадженням товарно-транспортної накладної в електронній формі, а також надано відповідь на питання, яким шляхом станом на сьогодні підприємства можуть оформлювати товарно-транспортні накладні в електронній формі.

Основним документом на перевезення вантажів є товарно-транспортна накладна, форму якої наведено в додатку 7 до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу №363 від 14.10.1997р. (далі – Правила №363).

Враховуючи зміни, внесені до законодавства у липні 2019р., товарно-транспортна накладна – єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, та є одним із документів, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, що може бути складений у паперовій та/або електронній формі та має містити обов’язкові реквізити, передбачені цими Правилами (розд.І Правил №363).

Товарно-транспортну накладну суб’єкт господарювання може оформлювати без дотримання форми, наведеної в додатку 7 до Правил №363, за умови наявності в ній обов’язкової інформації, наведеної у абз.2 п.11.1 Правил №363.

Оформлення товарно-транспортної накладної в електронній формі (далі – е-ТТН) здійснюється відповідно до абзацу четвертого п.11.1 Правил №363.

Відповідно до абз.4 п.11.1 Правил №363, е-ТТН підписується за допомогою електронного підпису (далі – ЕП) водія та/або експедитора, відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання, знищення е-ТТН здійснюється відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги».

У разі оформлення е-ТТН супровідні документи також додаються в електронній формі. У разі оформлення товарно-транспортної накладної у паперовій формі супровідні документи додаються в паперовій формі за підписом відповідальних осіб.

Відповідно до п.11.3 Правил №363, товарно-транспортну накладну на перевезення вантажів автомобільним транспортом виписує Замовник (вантажовідправник) у трьох примірниках.

Засоби, що використовуються для реєстрації та обробки даних е-ТТН, мають відповідати вимогам Закону України «Про технічні регламенти та оцінку відповідності» та забезпечувати захист інформації відповідно до Законів України «Про захист персональних даних», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».

Відповідно до п.11.5 Правил №363, у разі використання е-ТТН Замовник (вантажовідправник) друкує, підписує і надає водію (експедитору Перевізника) в одному примірнику паперову копію е-ТТН, відповідно до вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» для пред’явлення особам, уповноваженим здійснювати контроль на автомобільному транспорті та у сфері безпеки дорожнього руху.

Водій (експедитор Перевізника) ставить свій підпис на паперовій копії е-ТТН про прийняття ним вантажу для перевезення.

Проаналізувавши чинні норми Правил №363, приходимо до висновку, що станом на сьогодні особливі вимоги до форми е-ТТН, або програми, в якій така е-ТТН буде створюватись, відсутні.

Єдине зауваження з цього приводу наведено у п.11.3 Правил №363, а саме: «Засоби, що використовуються для реєстрації та обробки даних е-ТТН, мають відповідати вимогам Закону України «Про технічні регламенти та оцінку відповідності» та забезпечувати захист інформації відповідно до Законів України «Про захист персональних даних», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».

Тобто, наразі, Е-ТТН – звичайний електронний документ. Відправник, маючи доступ до інтернету, може завантажити його у систему, накласти електронний підпис та відправити перевізнику й отримувачу вантажу. Після доставки вантажу вантажоодержувач ставить на е-ТТН свій електронний підпис, і документ із підписами всіх сторін матимуть всі учасники перевезення.

Міністерство цифрової трансформації України питання запровадження е-ТТН коментувало так:

«Через конкуренцію на ринку є різні системи електронного документообігу. Через це питання передачі даних між одним провайдером до іншого не було вирішено. Потрібен був арбітр. Ним стало Міністерство інфраструктури України. Ми вирішили стати тим підтверджуючим органом, який дозволив би комунікувати різним системам електронного документообігу.

Згодом планується повний перехід до електронної форми після експерименту, цифровізація спеціальних форм ТТН та подальша робота у напрямку транскордонного обміну даними між країнами» (https://thedigital.gov.ua/news/mintsifra-vprovadzhue-e-ttn-v-ukraini?fbclid=iwar2wygjm3udhj6k2x79br6_xih7lqte6jfgzbkpxpiyatr-pix-aidcorjc) .

Наразі на шляху до е-ТТН прийнято такі нормативно-правові акти:

• «Про реалізацію експериментального проекту щодо впровадження електронного документообігу електронної товарно-транспортної накладної», затверджено розпорядженням Кабінету Міністрів України №1392-р від 27.12.2019р. (далі – Розпорядження №1392-р),
• Порядок реалізації експериментального проекту щодо впровадження електронного документообігу електронної товарно-транспортної накладної, затверджений наказом Міністерства інфраструктури України №301 від 07.05.2020р. (далі – Порядок №301).

Згідно п.2 розд.І Порядку №301:

• апаратно-програмний комплекс (АПК) – апаратно-програмний комплекс (програмне забезпечення), що функціонує в мережі Інтернет, який є системою електронного документообігу оператора Провайдера, та забезпечує користувачам реєстрацію та користування сервісами Системи з автоматичним обміном інформацією між учасниками процесу здійснення перевезень вантажів;
• експериментальний проект – процес розробки, тестування та впровадження Системи з метою створення та безоплатної передачі державі функціонуючої Системи;
• система електронного документообігу е-ТТН (Система) – програмний комплекс, оснащений механізмами безпеки та захисту інформації від її втрати, неправильного використання і змін, який призначений для автоматизації реєстрації та обліку е-ТТН в ЦБД, що функціонує з АПК та кабінетом інспектора за допомогою API ;
• користувач Системи – особа, яка пройшла процедуру реєстрації відповідно до цього Порядку та внутрішніх правил оператора Провайдера, стосовно якої АПК проведено її реєстрацію в Системі.

Згідно п.1 розд.ІІІ Порядку №301, оператор Провайдера забезпечує користувачу Системи можливість з використанням АПК:

1) створювати, завантажувати, підписувати е-ТТН через особистий кабінет або за допомогою API (реалізованого на стороні АПК) в установленому форматі xml;

2) завантажувати супровідні документи, що передбачені законодавством для перевезення вантажів, зазначених в е-ТТН, в форматі pdf та підкріпляти їх до зареєстрованої в ЦБД е-ТТН;

3) відправляти е-ТТН на реєстрацію в ЦБД, відслідковувати актуальний статус документа та отримувати через особистий кабінет всі зареєстровані е-ТТН на користувача Системи;

4) створювати на основі е-ТТН коригуючі документи у випадках, передбачених розділом VI цього Порядку.

Згідно п.3 Розпорядження №1392-р, на сьогодні, учасниками експериментального проекту є товариства з обмеженою відповідальністю «СОВТЕС», «ВЧАСНО СЕРВІС», «ДОКУМЕНТ.ОНЛАЙН», «ІНТЕКРЕСІ ДІЛЗ», «АТС», «СМАРТТЕНДЕР», «ППЛ 33-35».

Заступник міністра інфраструктури Мустафа-Маса Найєм (https://news.dtkt.ua/accounting/reposts/74020-ttn-v-elektronnii-formi-stanut-oboviazkovimi-u-2022-roci) надавав такі коментарі на початку 2022р.:

«Створювати е-ТТН українські підприємці можуть на популярних платформах електронного документообігу, де створюють особистий електронний кабінет. Зараз атестовано вісім провайдерів таких послуг: «Вчасно», «Документ-онлайн», EDIN, «ППЛ 33-35», M.E.Doc, «Совтес», «Смарттендер», «Оптіма ДОК».

Однак, щоб процеси обробки електронних документів працювали належним чином, і всі учасники ланцюга могли обмінюватися ними – і відправник, і транспортна компанія, і вантажоодержувач повинні використовувати систему електронного документообігу, яка має інтеграцію з реєстром товарно-транспортних накладних Міністерства інфраструктури України. Власне вона й повинна забезпечувати так звану інтероперабельність. 

Мається на увазі, що представники бізнесу можуть обрати для співпраці будь-якого провайдера з тих, що пройшли сертифікацію. Неважливо, з яким провайдером буде працювати вантажовідправник, з яким вантажоотримувач, а з яким перевізник – дані в е-ТТН будуть певним чином синхронізуватися через реєстр товарно-транспортних накладних Мінінфраструктури і стануть доступними для кожної із сторін вантажоперевезення, навіть якщо у кожної з них інший провайдер»

До прикладу, M.E.Doc надав досить детальні коментарі щодо питання: «Як відправляти е-ТТН через M.E.Doc та налаштувати багатосторонній обмін?»

Тобто, як бачимо, підприємство для створення е-ТТН може використовувати, наприклад, сервіс «Вчасно» у якому реалізовано можливість передавати е-ТТН на сервери Мінінфраструктури, як посередника, для доставки е-ТТН до всіх учасників перевезення. Прямого обміну е-ТТН, минуючи сервери Мінінфраструктури, як ми розуміємо, на сьогодні ще не реалізовано та не затверджено.

Джерело: https://ibuhgalter.net/news/23031