Історія питання Майже одразу з моменту набрання чинності Законом про довірчі послуги, яким на заміну звичних електронних цифрових підписів (ЕЦП) було запроваджено КЕП, у бухгалтерському середовищі не вщухали дискусії стосовно питання про те, з якого, власне, моменту ФОП та юрособи мають обов’язково використовувати КЕП та печатки (за потреби) виключно на захищених носіях.

На сторінках нашого видання ми кілька разів зверталися до цього питання та намагалися допомогти нашим читачам не вскочити в халепу і не проґавити той граничний термін, після якого без захищених носіїв для КЕП не обійтися. Проте з моменту друку останнього матеріалу чимало води утекло, а за цей час Кабмін встиг декілька разів фактично відтермінувати строки виконання приписів Закону про довірчі послуги в частині використання захищених носіїв. Тож пропонуємо для початку відновити перебіг подій.

Нагадаємо, що згідно з п. 6 розд. VІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону про довірчі послуги первісно був передбачений дворічний перехідний період для повноцінного переходу суб’єктів на використання КЕП, який розпочався з моменту набрання чинності цим Законом. Оскільки Закон про довірчі послуги набрав чинності 07.11.2018 р., то повноцінний перехід на використання КЕП на захищених носіях мав завершитися 07.11.2020 р.

Проте такі нововведення, м’яко кажучи, не зустріли широкої підтримки. Так сталося передусім через те, що це пов’язано із додатковими витратами для підприємців, а особливо для тих підприємств, які мають декількох уповноважених підписантів. Нагадаємо, що один підписант = один захищений носій, і якщо суб’єкт господарювання ще й застосовує печатку, то це ще один окремий носій. Тож підприємство має одразу витратитися на придбання такої кількості носіїв, яка відповідає кількості підписантів, а ще й за потреби придбати окремий носій для печатки. Крім того, відверто кажучи, зручність використання декількох носіїв з підписами є сумнівною, адже для підписання одного електронного документа бухгалтеру доводиться кожен носій по черзі приєднувати та від’єднувати від комп’ютера, що аж ніяк не прискорює процес створення та відправлення документів.

Вочевидь, з метою полегшення життя підприємцям Уряд постановою № 193 запровадив експериментальний проект, яким фактично дозволив замість КЕП або засобів електронної ідентифікації з високим рівнем довіри використовувати вдосконалені електронні підписи чи печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, щоправда, окрім певних випадків, визначених в абз. 3–5 п.п. 1 п. 3 постанови № 193. Зокрема, дія цієї постанови не поширювалася на суб’єктів, визначених ч. 2 ст. 17 Закону про довірчі послуги (державні та місцеві органи влади, нотаріусів, держреєстраторів тощо), а також у разі вчинення в електронній формі правочинів, що підлягають нотаріальному посвідченню та/або державній реєстрації у випадках, установлених законом.

Експериментальний проєкт спочатку мав реалізовуватися до дня набрання чинності змінами до Закону про довірчі послуги щодо врегулювання використання удосконалених електронних підписів і печаток, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, але не пізніше ніж до 31.12.2021 р. (абз. 2 п. 1 постанови № 193). Потім постановою № 227 строк реалізації проєкту було продовжено до 05.03.2022 р., проте зазначених змін до Закону про довірчі послуги внесено так і не було.

До речі, контролери у роз’ясненні в категорії 129.03 ЗІР також підтверджували, що платникам до 05.03.2022 р. необов’язково використовувати КЕП та печатки на захищених носіях для підписання податкової звітності.

Але це ще не кінець історії. Напередодні спливу останнього строку, з якого начебто мали застосовуватися виключно КЕП на захищених носіях, постановою № 229 були внесені чергові зміни до славнозвісної «карантинної» постанови № 1236. Зокрема, п. 24 постанови № 1236 було доповнено п.п. 6, відповідно до якого на період дії карантину було дозволено використання КЕП та печаток, виданих кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг без відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису чи печатки (п.п. 6 п. 24 постанови № 1236). Водночас приписи п.п. 6 п. 24 постанови № 1236 мають застосовуватися з урахуванням обмежень, встановлених абз. 2 ч. 2 ст. 17 Закону про довірчі послуги, тобто вони не поширюються на суб’єктів державного сектора, нотаріусів тощо, а також на вчинення в електронній формі правочинів, що підлягають нотаріальному посвідченню та/або державній реєстрації у випадках, установлених законом. Таким чином, з’явилася нова дата, до якої КЕП та печатки можуть зберігатися на незахищених носіях, — 31.05.2022 р., адже саме до цієї дати було продовжено дію карантину.

Отже, чи є це остаточним рішенням і після цієї дати подання звітності в електронній формі без КЕП на захищеному носії буде неможливим? Ні. Маємо вас заспокоїти, є одразу кілька хороших новин.

По-перше, дію карантину продовжено до кінця літа, а саме до 31.08.2022 р.

По-друге, маємо «свіженьку» постанову № 617, якою знову змінено правила використання КЕП з огляду на воєнний стан.

«Воєнні» нововведення Враховуючи специфіку воєнного часу й ті труднощі, з якими довелося стикнутися більшості суб’єктів господарювання, Уряд у коментованій постанові № 617 дозволив користувачам електронних довірчих послуг на період дії режиму воєнного стану та протягом шести місяців після його припинення / скасування використання електронних підписів чи печаток, що базуються на сертифікатах відкритого ключа, виданих кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг без відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису чи печатки. Тож можна зітхнути з полегшенням: ламати голову щодо того, де і як придбати захищені носії ще деякий час не доведеться.

Зауважимо, що такі послаблення не поширюються:

• на органи державної влади та органи місцевого самоврядування;
• на підприємства, установи та організації державної форми власності;
• на державних реєстраторів;
• на нотаріусів;
• на інших суб’єктів, уповноважених державою на здійснення функцій державного реєстратора.

Такі суб’єкти відповідно до ст. 17 Закону про довірчі послуги мають використовувати виключно засоби КЕП чи печатки, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення, зазначаючи параметри особистих ключів та їх копіювання.

Коментар редакції Від себе можемо сказати, що підтримуємо таке рішення Уряду, єдине що такі послаблення знову запроваджуються підзаконним актом без внесення відповідних змін у профільне законодавство. Але це, звісно, вже юридична сторона питання. Принаймні переживати за подання електронних документів до ДПС України, зокрема звітності, ПН, РК тощо, не доведеться, документи прийматимуться з чинними КЕП та печатками, без відомостей про їх зберігання на захищених носіях. Про це, зокрема, свідчить інформаційне повідомлення від 26.05.2022 р., розміщене на офіційному сайті КНЕДП ІДД ДПС.

Крім того, також хочемо заспокоїти тих користувачів сертифікатів відкритих ключів, у яких термін їх дії спливає в період дії режиму військового стану. Такі сертифікати мають бути продовжені надавачами кваліфікованих послуг автоматично, особистої присутності користувачів при цьому не вимагається. Нагадаємо, що таке рішення було ухвалене Урядом ще в березні 2022 року. А саме постановою КМУ «Деякі питання забезпечення безперебійного функціонування системи надання електронних довірчих послуг» від 17.03.2022 р. № 300 (далі — постанова № 300), в яку, власне, і внесено зміни постановою № 617. Так, зокрема, на сайті КНЕДП ІДД ДПС було розміщено повідомлення від 23.03.2022 р., що на виконання постанови № 300 КНЕДП ІДД ДПС за один день до закінчення строку старих сертифікатів автоматично сформує нові сертифікати строком дії на один рік. Водночас особистий ключ користувача залишаться незмінним. Тим користувачам, яким таке автоматичне продовження не потрібне, надавач довірчих послуг пропонував скасувати чинні сертифікати одним із способів:

• за електронним запитом;
• за заявою в письмовій формі за встановленою формою;
• у телефонному режимі (виключно за умови повідомлення даних власника та серійного номера кваліфікованого сертифіката та ключової фрази голосової аутентифікації).

Але згідно з постановою № 300 (у редакції постанови № 617) для автоматичного продовження сертифікатів існує низка умов, а саме:

• дія раніше сформованого сертифіката (тобто старого) та нового має сукупно не перевищувати трьох років, причому старий сертифікат скасовується;
• дія нового сертифіката не може перевищувати строку дії власного кваліфікованого сертифіката відкритого ключа надавача електронних довірчих послуг.

Зауважимо, що розраховувати на остаточне скасування вимоги про захищені носії варто лише в разі внесення відповідних змін безпосередньо в Закон про довірчі послуги. Річ у тому, що Закон про довірчі послуги не передбачає винятків щодо суб’єктів, які можуть не використовувати КЕП на захищених носіях, у разі якщо законодавство передбачає наявність особистого підпису в паперовому документі. Свої аргументи ми вже викладали у згаданих вище матеріалах, зараз лише нагадаємо основні тези.

Відповідно до абз. 1 ч. 2 ст. 17 Закону про довірчі послуги електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях повинні містити власноручний підпис, а також автентифікація в складових частинах інформаційних систем, в яких здійснюється обробка таких електронних даних та володільцями інформації в яких є органи державної влади, ОМС, підприємства, установи та організації державної форми власності, має здійснюватися з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг.

Для того щоб електронний документ мав законну юридичну силу, там, де на паперовому документі потрібен особистий підпис, має бути КЕП на захищеному носії. Інакше кажучи, КЕП (або печатка) вважатиметься аналогом особистого підпису (або відбитком «мокрої» печатки) та матиме таку саму юридичну силу, якщо перевіркою кваліфікованого постачальника електронних довірчих послуг буде доведено його справжність. Своєю чергою, згідно з ч. 2 ст. 18 Закону про довірчі послуги КЕП вважається таким, що пройшов перевірку, якщо отримано підтвердження того, що особистий ключ, який належить підписувачу, зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису, тобто на захищеному носії.

Водночас податкове законодавство не містить прямої вказівки щодо використання захищених носів для КЕП. Проте нагадаємо, що в розумінні п.п. 48.5.1 ПКУ підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність:

• на документі в паперовій формі — оригіналу підпису уповноваженої особи;
• на електронному документі — кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку.

Інакше кажучи, податківці визнаватимуть електронну звітність лише за умови, що вона підписана «повноцінним» КЕП, який пройшов перевірку і справжність його доведена. І, як ми сказали раніше, умовою проходження такої перевірки має бути підтвердження того, що КЕП зберігається відповідно до законодавчих вимог — на захищеному носії.

А отже, на наше переконання, питання використання захищених носіїв знову постане після завершення воєнного стану.

Автор: Євгенія Волох, бухгалтерка-експертка
Джерело: https://ibuhgalter.net/articles/1049