Работник, получивший денежные средства на командировку или под отчет, должен в установленный срок после окончания такой командировки или выполнения действий, для которые получены средства, подать отчет установленной формы. Расходы должны быть подтверждены надлежащим образом составленными расчетными документами. В случае отсутствия надлежащих документов или непредоставления отчета израсходованные суммы включаются в налогооблагаемый доход такого физического лица, а налоговый агент должен уплатить с данных сумм НДФЛ.

Что касается этого Харьковский апелляционный административный суд в постановлении от 11.05.2017 г. рассмотрел дело № 818/1740/16, по которому командированное лицо к авансовому отчету приобщило фискальный чек об уплате за проживание в гостинице. Расчет проведен с использованием платежной карты.

Налоговики считают, что этот чек не соответствует требованиям к его заполнению и не является подтверждением уплаты средств в связи с отсутствием в нем указания на осуществление оплаты картой. С данной позицией суд согласиться не может. Из предоставленной копии чека следует, что в нем действительно указано на проведение безналичного расчета, но не указано об использовании карты. Вместе с тем чек содержит все необходимые реквизиты, позволяющие установить, кем произведена оплата и в каком размере, кто является получателем, дату осуществления операции.

Кроме того, к отчету прилагается счет гостиницы, который также позволяет установить характер правоотношений. При таких обстоятельствах суд считает, что отдельный недостаток фискального чека не влечет за собой его недействительность, а заключение ответчика об отсутствии надлежащего документального подтверждения расходов в данной части является безосновательным.

Джерело: http://buh.ligazakon.ua/news/2017/6/2/160627.htm