Існує безліч варіантів, як працівнику дістатися до місця відрядження. Один з них — скористатися службовим автомобілем. Як відобразити цю подію в обліку, щоб і комар носа не підточив, ви дізнаєтеся з матеріалу.

Головні тези

  • У законодавстві обмежень щодо направлення працівника у відрядження на службовому авто не передбачено.
  • Ви маєте право відшкодувати працівнику витрати на придбання ПММ.
  • Витрати працівника у відрядженні не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.
  • Для коректного відображення господарських операцій в обліку, контролю водіїв та для списання ПММ доцільно використовувати подорожні листи.
  • Ви маєте право включити до ПК суми ПДВ, оплачені під час придбання пального, на підставі касових чеків або ПН, якщо сума у чеках за день перевищує 200,00 грн без ПДВ.

Організаційні питання

Чинне законодавство жодних обмежень щодо використання службового автомобіля у відрядженні не містить. Компенсація витрат працівника, у тому числі на проїзд, передбачається ст. 121 КЗпП. Інструкція № 59 також не висуває жодних обмежень щодо використання службового автомобіля у відрядженні. Більш того, вона прямо дозволяє вирушати на ньому навіть за кордон!

ДО ВІДОМА. Норми Інструкції № 59 обов’язкові тільки для установ, організацій та підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Для усіх інших вона має рекомендаційний характер. Та якщо навіть бюджетникам дозволяють роз’їжджати на авто у відрядженні, то й «прості смертні» також можуть собі це дозволити.

Як бачите, відрядження на службовому авто підпорядковується тим самим нормам, що і звичайна службова поїздка. Єдина відмінність — виникнуть «автомобільні» витрати, які належним чином необхідно підтвердити.

Витрати, які підприємство може компенсувати працівнику, наразі регулюються нормами п.п. 170.9.1 ПКУ. Серед них, зокрема, витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті). До витрат, зумовлених використанням службового автомобіля, можуть бути віднесені витрати на ПММ та на техобслуговування автомобіля, вартість паркування та автостоянки тощо.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Такі витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат. Крім того, будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає (абз. 10 п.п. 170.9.1 ПКУ).

Як усе документально оформити, щоб дохід у вигляді додаткового блага не загрожував вашому працівнику, читайте у наступному розділі.

Документальне оформлення

Будь-яка поїздка починається з наказу про відрядження. Аби працівника не запідозрили у використанні автомобіля у власних цілях, у наказі можна вказати маршрут руху відрядженого працівника. Звісно, така бюрократія не обов’язкова, але дозволить спати спокійніше, поки працівник роз’їжджає на автомобілі підприємства.

Для списання фактично використаних ПММ доцільно використовувати подорожні листи. На сьогодні їх наявність у водія не обов’язкова, але для коректного відображення господарських операцій в обліку, контролю роботи водіїв та витрат на ПММ без цього первинного документа важко обійтися. Законодавчо встановленої форми подорожнього листа також немає. Та це не заважає розробити на підприємстві власну. Для легкового автомобіля за основу можна взяти «стару» форму, затверджену наказом Держстату від 17.02.1998 р. № 74. Ви можете додати або видалити рядки залежно від потреби. Головне, щоб ваш документ містив усі реквізити, передбачені Законом про бухоблік.

ЦИТАТА: «2. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);
дату складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

(ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік)

Під час списання ПММ та компенсації їх вартості працівнику радимо користуватися Нормами № 43. Є загроза, що понаднормові витрати ПММ податківці розцінять як додаткове благо відрядженого працівника. Зауважимо: суди схильні вважати, що під час списання ПММ зовсім не обов’язково користуватися Нормами № 43 (ухвала ВАСУ від 16.02.2016 р. № К/800/49593/15), проте підприємство зобов’язане розробити власні внутрішні документи, які будуть регулювати витрати ПММ з урахуванням технічних особливостей автомобіля, експлуатаційних норм тощо.

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ:  Рахунок 69: коли і як застосовувати?

Працівник може надати такі підтвердні документи (оригінали!) для компенсації «автомобільних» витрат:

  • чеки з АЗС1;
  • квитанції про оплату стоянки, паркування тощо.

І закінчиться ця епопея складанням Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт2 (далі — Звіт).

1Автомобільна заправна станція

2Його форма затверджена наказом МФУ від 28.09.2015 р. № 841.

Строки звітування

Коли працівник вирушає у відрядження на авто, то бухгалтер може зіткнутися з проблемою визначення строків звітування за кошти, видані працівнику під звіт.

Справа в тому, що п. 2.11 Положення № 637 встановлено окремі строки, на які видається готівка «на всі інші виробничі (господарські) потреби», — 2 робочих дні. При цьому окремі строки, на які видають аванс на відрядження, це Положення не встановлює. Водночас абз. 3 п. 2.11 Положення № 637 містить норму, згідно з якою, якщо підзвітній особі одночасно видано готівку як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видано готівку під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.

Усе б нічого, але ця норма не дає чіткої відповіді на запитання, у які терміни за такої ситуації слід подати Звіт, адже «профільні» норми пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПКУ прив’язують граничні терміни звітування і до дня завершення відрядження (якщо кошти видано на відрядження), і до дня «виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка видала кошти під звіт».

Оскільки існує така неоднозначність, склалися три підходи для вирішення цієї проблеми:

1) за кошти, витрачені у відрядженні на обслуговування авто, слід відзвітувати не пізніше ніж наступного робочого дня після повернення із відрядження;

2) трактувати абз. 3 п. 2.11 Положення № 637 як дозвіл звітувати за «господарські» підзвітні кошти, витрачені у відрядженні, у строки, встановленні для подання Звіту за готівкою, призначеною безпосередньо для витрат на відрядження. Схоже, на таку схему натякають і податківці (лист МГУ ДФС-ЦООВП від 18.11.2015 р. № 25603/10/28-10-06-11);

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ:  Платників ПДВ реєструють за новими правилами

3) скористатися тим, що для звичайних роботодавців («не бюджетних») чіткий склад відряджувальних витрат на нормативному рівні не встановлено. У свою чергу, п. 170.9 ПКУ серед витрат на відрядження називає витрати «на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті)». Вважаємо, що витрати на обслуговування автомобіля у відрядженні (ПММ, паркування, техобслуговування) у розумінні ПКУ можна вважати витратами на відрядження. Отже, вирішуючи питання щодо термінів подання Звіту, потрібно орієнтуватися виключно на «відряджувальні» терміни. З огляду на це, у табл. 1 вам слід брати до уваги лише перший рядок.

Таблиця 1. Підзвітні кошти: строки

Мета видачі коштів

Строк

на який видається готівка

подання Звіту (залежно від форми видачі коштів)

готівка

безготівкова форма

розрахунок готівкою,
знятою з БПК
прим. 1

розрахунок БПК

1. Відрядження Надміру витрачені кошти слід повернути не пізніше за подання Звіту До закінчення 5-го б. дн., наступного за днем, у якому працівник завершує відрядження

(п.п. 170.9.2 ПКУ)

До закінчення 3-го б. дн. після завершення відрядження

(п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)

Не пізніше 10-го б. дн. після закінчення відрядження. Може бути продовжений до 20 б. дн. за наявності поважних причин прим. 2

(п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ)

2. Господарські потреби (виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка видала кошти під звіт):
  • на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторсировини (окрім брухту)
10 р. дн.прим.3 До закінчення 5-го б. дн., наступного за днем, у якому працівник завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка видала кошти під звіт

(п.п. 170.9.2 ПКУ) прим. 4

  • на інші цілі
2 р. дн. прим. 3

Примітка 1 Ми вважаємо, що цей строк стосується тільки випадку, коли відряджений працівник використовував корпоративну БПК, але фіскали поширюють цей строк і на випадок розрахунків за допомогою особистої банківської картки працівника (лист ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214).

Примітка 2 До з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами.

Примітка 3 З дня видачі готівки, включаючи день отримання коштів під звіт.

Примітка 4 Попри те, що в п.п. 170.9.3 ПКУ зазначено, що його дія поширюється на відрядження та виконання деяких цивільно-правових дій, у пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 ПКУ йдеться тільки про відрядження (лист НБУ від 16.09.2013 р. № 11-112/13017). Тому для виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка видала кошти під звіт, незалежно від форми видачі коштів (готівкова чи безготівкова форма) діють норми п.п. 170.9.2 ПКУ. Проте фіскали із цього приводу мають протилежну думку (роз’яснення в категорії 103.17 ЗІР). Тому радимо вам дотримуватися «безпечних» строків звітності та скласти Звіт якнайшвидше.

ПДВ

Кілька слів скажемо і про ПДВ. Є велика ймовірність того, що підприємство захоче включити до ПК суми ПДВ, сплачені під час придбання пального . І таке право у вас є. Тут важливо пам’ятати:

  • включити суми ПДВ до ПК можна на підставі касових чеків, які містять суму отриманих ПММ, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). При цьому загальна сума отриманих товарів не може перевищувати 200,00 грн за день без ПДВ (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ);
  • у разі перевищення цього обмеження продавець повинен виписати на вимогу покупця ПН.

ДО ВІДОМА. До ПК включаються чеки, сума отриманих товарів/послуг за кожен день перебування особи у відрядженні за якими сукупно не перевищує 200,00 грн (без урахування ПДВ). Згідно з роз’ясненнями фіскалів право на ПК виникає на дату подання Звіту, до якого додаються чеки РРО. При цьому неперевищення суми в 240,00 грн ПДВ на день перевіряють за кожний день окремо (лист ДФСУ від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, лист ГУ ДФС у м. Києві від 28.11.2016 р. № 25146/10/26-15-12-01-183).

3Див. коментар «Податковий кредит за касовими чеками: рахуємо за кожен день окремо» // «ПЄП», № 12/2017, с. 7.

Бухоблік

Приклад. Заступнику директора 10.03.2017 р. видано з каси на відрядження до Києва строком 3 дні (з 11 по 13 березня включно) кошти у сумі 1550,00 грн. Працівник витратив 1730,00 грн. З них:

750,00 грн — на проживання у готелі (дві доби);

180,00 грн — добові за три дні відрядження (60,00 грн × 3 к. дн. 11, 12 і 13 березня);

800,00 грн — на придбання пального для службового автомобіля, у тому числі ПДВ — 126,67 грн. За операцією виписано ПН, зареєстровану в ЄРПН.

Усі витрати підтверджено документально. Перевитрату коштів виплачено з каси в день складання Звіту (14.03.2016 р.).

Таблиця 2. Бухоблік відрядження на службовому автомобілі

Зміст операції Бухгалтерський облік Сума, грн
дебет рахунку кредит рахунку
1. Видано під звіт кошти з каси підприємства 372 301 1550,00
2. Оприбутковано пальне, придбане підзвітною особою 203/Пальне 372 673,33
3. Відображено ПК з ПДВ4

 

641 372 126,67
4. Списано пальне на підставі подорожніх листів5

 

92 203/Пальне 673,33
5. Відображено витрати на проживання 92 372 750,00
6. Відображено добові за три дні відрядження 92 372 180,00
7. Відшкодовано працівнику надміру витрачені кошти 372 301 180,00

4ПН зареєстровано в ЄРПН.
5Витрати пального здійснювалися в межах встановлених на підприємстві норм

Використані документи та скорочення

Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 р. № 59.
Норми № 43 — Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.1998 р. № 43.
б. дн. — банківський день.
БПК — банківська платіжна картка.
ПММ — пально-мастильні матеріали.

Автор: Анна Хомюк, бухгалтер-експерт
Джерело: Газета “Платник єдиного податку” № 19/2017