Перелік питань, що вивчаються під час інспекційного відвідування/невиїзного інспектування, наведено в Акті інспекційного відвідування (невиїзного інспектування) юридичної особи (фізичної особи), яка використовує найману працю, форма якого затверджена наказом Мінсоцполітики України від 18.08.2017 р. № 1338.

Інспектори праці перевіряють дотримання, зокрема, норм КЗпП, норм Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР (далі — Закон про оплату праці), Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки), Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266 (далі — Порядок № 1266), Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100).

Тож розгляньмо найпоширеніші запитання щодо застосування перелічених вище нормативно-правових актів.

Оплата відпусток і коригування середнього заробітку

Як підвищення окладів впливає на розрахунок відпускних? Чи поширюються на госпрозрахункові підприємства вимоги п. 10 Порядку № 100 щодо коригування середнього заробітку для оплати відпусток у разі підвищення посадових окладів?

ВІДПОВІДЬ: Порядок обчислення заробітної плати працівникам за період щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, творчої відпустки, відпустки для підготовки та участі в змаганнях, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, та компенсації за невикористані відпустки, установлює КМУ (ч. 2 ст. 21 Закону про відпустки).

На реалізацію такої норми було затверджено Порядок № 100, п. 7 якого визначає алгоритм розрахунку середньої зарплати й відпускних. А п. 10 Порядку уточнює, що в разі підвищення посадових окладів, тарифних ставок потрібно здійснювати коригування середнього заробітку.

Госпрозрахункові підприємства теж повинні дотримуватися цієї норми, єдине, що їм дозволено, — проводити коригування середнього заробітку з урахуванням фінансових можливостей.

Зважаючи на роз’яснення Мінсоцполітики, це не означає, що госпрозрахункові підприємства не повинні проводити коригування, натомість у разі скрутного фінансового становища можна лише зменшити розмір коефіцієнта коригування. Для цього має бути проведений аналіз фінансових можливостей підприємства, належним чином оформлені обґрунтування, на підставі яких приймається рішення про його зменшення спільно з профспілкою чи іншим органом, уповноваженим трудовим колективом (див. листи Мінпраці від 24.10.2008 р. № 696/13/84-08, від 15.07.2007 р. № 250/06/186-07, від 05.12.2005 р. № 06-4/165).

На підприємстві не укладений колдоговір, відповідно, нормативно не передбачено підвищення посадових окладів (тарифних ставок) працівникам. Чи має воно право не коригувати середню зарплату, обчислену згідно з п. 7 Порядку № 100, на коефіцієнт підвищення посадових окладів?

ВІДПОВІДЬ: Це запитання виникає у зв’язку з тим, що абз. 1 п. 10 Порядку № 100 містить норму, у якій прописано: заробіток для обчислення середньої зарплати коригується у випадку підвищення тарифних ставок і посадових окладів на підприємстві за рішеннями, передбаченими в колдоговорах (угодах).

Проте відсутність колдоговору зовсім не означає, що роботодавці не приймають рішення про підвищення посадових окладів (тарифних ставок).

По-перше, форми та системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород й інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплатустановлюються підприємствами, установами, організаціями самостійно в колдоговорі.

За умови якщо колдоговір не укладений, роботодавець зобов’язаний погодити ці питання з профспілкою, а в разі її відсутності — з іншим уповноваженим трудовим колективом органом (ч. 2 ст. 97 КЗпП). Якщо ж на підприємстві встановлена система оплата праці, то це означає, що на підприємстві встановлений базовий мінімальний оклад і міжпосадові (міжкваліфікаційні) співвідношення. Таким чином, якщо є система оплати, то підвищення мінімального окладу (ставки) якраз і можна вважати рішенням роботодавця про підвищення посадових окладів (тарифних ставок).

По-друге, мінімальний посадовий оклад (тарифну ставку), як правило, визначають на рівні прожиткового мінімуму для працездатних осіб або в розмірі 110% (115%, 120%) від його розміру. Тому прив’язка мінімального посадового окладу (тарифної ставки) до цього показника по суті є підвищенням, пов’язаним із прийняттям законодавчих актів.

По-третє, працівникам госпрозрахункових підприємств зарплату підвищують у зв’язку зі зростанням рівня інфляції в порядку, визначеному в колдоговорах, але не нижче за норми, визначені Законом України «Про індексацію грошових доходів населення» від 03.07.1991 р. № 1282-ХІІ (далі — Закон № 1282) та положеннями Порядку проведення індексації грошових доходів населення, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2003 р. № 1078 (далі — Порядок № 1078). А відсутність колдоговору свідчить про те, що порядок підвищення зарплати з метою проведення індексації потрібно визначити актом роботодавця за погодженням із профспілкою чи іншим органом, уповноваженим трудовим договором. Зазвичай оформлюється положення про оплату праці.

Отже, відсутність колдоговору не є підставою для непроведення коригування середньої зарплати (обчисленої згідно з Порядком № 100) на коефіцієнт підвищення посадового окладу (тарифної ставки).

Чи обов’язково застосовувати коефіцієнт коригування середньої зарплати для оплати відпустки в разі підвищення окладів? Як обчислити коефіцієнт підвищення й до скількох знаків після коми його округлювати?

ВІДПОВІДЬ: Мінсоцполітики та Держпраці наголошують: проведення коригування середньої зарплати для оплати відпустки в разі підвищення посадових окладів (тарифних ставок) є обов’язком роботодавця. Як аргумент вони наводять норму ст. 12 Закону про оплату праці, у якій державною мінімальною гарантією називають оплату відпусток.

Коригування середньої зарплати проводять, якщо підвищення посадового окладу (тарифної ставки) відбулося в розрахунковому періоді чи в періоді, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток.

Для розрахунку коефіцієнта підвищення посадового окладу (тарифної ставки) потрібно підвищений оклад (ставку) розділити на той, що був до підвищення. На отриманий коефіцієнт підвищення коригують заробіток за період до підвищення окладу (ставки).

До заробітку, що підлягає коригуванню, включають: заробітну плату, надбавки, доплати, премії та інші виплати (суми індексації, доплату до мінзарплати), що враховуються під час обчислення середньої зарплати, — за проміжок часу до підвищення коригуються на коефіцієнт їх підвищення.

Питання, до скількох знаків округлювати коефіцієнт підвищення окладу (ставки), нормативно не врегульоване, тому це потрібно визначити в нормативному акті роботодавця(скажімо, у положенні про оплату праці).

Докладно на прикладі про алгоритм коригування середнього заробітку див. у матеріалі «Як ураховувати премії під час обчислення відпускних і коригування заробітку» газети № 227/2017.

Чи потрібно застосовувати коефіцієнт підвищення окладів під час розрахунку середньої зарплати згідно з Порядком № 100, якщо підвищення незначне, і після округлення до двох знаків після коми він дорівнює 1,00?

ВІДПОВІДЬ: У такому випадку доречно нормативним актом роботодавця передбачити округлення коефіцієнта підвищення окладу (ставки) до двох знаків після коми. Тоді в контролерів не мають виникнути запитання. Роботодавець може аргументувати своє рішення відсутністю нормативного врегулювання цього питання, отже, він самостійно може прийняти рішення про те, як округлювати коефіцієнт підвищення окладів (ставок).

У попередні роки не проводили коригування середнього заробітку для обчислення середньої зарплати для оплати відпустки. Чи уникнемо ми штрафів, якщо проведемо перерахунок відпускних у 2018 році за попередні періоди?

ВІДПОВІДЬ: Перерахунок відпускних за минулі періоди у зв’язку з незастосуванням коефіцієнта варто провести. Адже якщо під час перевірки органів Держпраці буде виявлено, що коригування не провадилося, то інспектор видасть припис, зобов’язавши роботодавця усунути таке порушення.

За це порушення загрожує фінансовий штраф у розмірі мінзарплати (див. лист Мінсоцполітики від 16.08.2016 р. № 1143/13/84-16).

Трудові та цивільно-правові відносини

Працівник виконує обов’язки комірника та розвозить товар. Як зазначити у штатному розписі найменування посади й записати в трудовій книжці — комірник чи водій?

ВІДПОВІДЬ: Розпочати варто з організаційної структури підприємства та штатного розпису. Для того щоб правильно зазначити найменування посади у штатному розписі, потрібно проаналізувати положення про структурний підрозділ, до якого вводиться штатна одиниця, та посадову (робочу) інструкцію, у якій визначають обов’язки працівника.

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1. Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності затверджений наказом Мінсоцполітики від 29.12.2004 р. № 336 (далі — Довідник № 336).

Відповідно до п. 6 «Загальних положень» р. 1 Довідника № 336:

• він визначає перелік основних робіт, які притаманні тій або іншій посаді, виходячи з установленого в галузях економіки поділу та кооперації праці;
• конкретний перелік посадових обов’язків визначають у посадових інструкціях керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців, які розробляють і затверджують на основі Довідника № 336 роботодавці, беручи до уваги конкретні завдання й обов’язки, функції, права, відповідальність працівників;
• якщо виникає потреба, завдання й обов’язки, включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями чи коло завдань й обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

У разі виконання робітником робіт, що належать до різних професій, трудовий договір укладається за згодою сторін із професії, яку визнано основною. Основною вважається професія з найбільшим обсягом виконуваних робіт порівняно з іншими професіями (п. 16 «Загальних положень» р. 2 Довідника № 336).

Зауважимо, що поєднання професій комірника та водія недоцільне, адже надто різні кваліфікаційні вимоги до них. Тим паче що з комірником можна (і треба) укладати договір про повну матеріальну відповідальність, а з водієм — ні (див. перелік посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, наведений у додатку № 1 до постанови Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 р. № 447/24).

Таким чином, основною посадою вважається посада з найбільшим обсягом виконуваної роботи порівняно з іншими посадами, нею доцільно вважати ту професію (посаду), яка потребує вищої кваліфікації.

Класифікатор професій містить найменування посади «секретар», а в примірних штатних розписах, затверджених наказом Мінкультури, є посади секретар навчальної частини або секретар-друкарка. Як правильно назвати посаду секретаря в музичній школі, щоб вона відповідала Класифікатору професій?

ВІДПОВІДЬ: Назви посад (професій) у штатному розписі мають відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327(далі — Класифікатор професій).

Розділ 4 «Технічні службовці» Класифікатора професій містить такі найменування посад із кодом професії 4115: секретар, секретар керівника (організації, підприємства, установи), секретар навчальної частини (диспетчер), секретар незрячого фахівця, секретар-стенографіст, секретар-друкарка. Тобто може бути введена посада або секретаря навчальної частини, або секретаря-друкарки. Назва посади залежить насамперед від посадових обов’язків працівника.

Якщо проаналізувати завдання й обов’язки з Довідника № 336, то:

• секретар-друкарка виконує технічні функції, які охоплюють забезпечення й обслуговування роботи керівника підприємства чи його підрозділів, одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників, організовує телефонні переговори керівника, приймає та передає телефонограми, записує за відсутності керівника прийняті повідомлення й доводить до його відома їх зміст, забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює сприятливі умови для його ефективної роботи;
• секретар виконує функції організаційно-технічного характеру щодо створення сприятливих умов для забезпечення ефективного виконання завдань, покладених на відповідну адміністративну структуру, одержує необхідні відомості від підрозділів або відповідальних виконавців, організовує телефонні переговори, приймає та передає телефонограми, записує під час відсутності відповідального одержувача їх зміст.

Отже, посади потрібно називати залежно від того, які саме обов’язки виконуватиме секретар: із забезпечення й обслуговування роботи керівника чи з організаційного забезпечення роботи структурного підрозділу (навчальної частини).

Укладений договір цивільно-правового характеру з прибиральником, у якому зазначено кількість прибирань, строк виконання, вартість однієї послуги з прибирання, складено графік із датами прибирання. Чи можна такі відносини прирівняти до трудових? Чи вправі інспектор із праці накласти у цьому випадку штраф у зв’язку з неоформленням трудових відносин?

ВІДПОВІДЬ: У такому випадку дуже важливо, що саме зазначено як предмет цивільно-правового договору. Це мало б бути прибирання приміщень із зазначенням одиниці виміру (площі) та вартості за одиницю. Факт виконання робіт має підтверджувати акт виконаних робіт, у якому вказано виконувані роботи (за видами), вартість за одиницю, обсяги й загальна вартість.

Так, згадка про прибиральника (назва професії) та встановлення графіка роботи прибирання з датами якраз свідчать про ознаки трудових відносин. Якщо таку ситуацію виявить інспектор праці, то він може її розцінити як неоформлення трудових відносин. На практиці є непоодинокі випадки, коли за цих обставин застосовували штрафні санкції в 30-кратному розмірі мінзарплати, після чого роботодавцям доводилося оспорювати ці рішення у судовому порядку.

Інші запитання

За який період інспектор із праці може накласти штраф? Чи застосовується строк давності три роки, якщо, наприклад, перевірка відбуватиметься у 2020 році, а порушення виявлені за періоди з 2017-го чи з 2015 року?

ВІДПОВІДЬ: Держпраці неодноразово наголошував: фінансові санкції, передбачені ст. 265 КЗпП, не є адміністративно-господарськими санкціями, і під час їх застосування не діє загальна позовна давність тривалістю 3 роки, установлена ст. 257 ЦКУ (див. листи Держпраці від 29.12.2017 р., від 29.12.2017 р. № 12291/4/4.1-ДП17). Аргументує відомство свою позицію нормою ст. 16 Конвенції МОП № 81 про інспекцію праці в промисловості й торгівлі від 11.07.1947 р., ратифікованої Законом України від 08.09.2004 р. № 1985-IV, у якій мовиться, що інспекції на підприємствах проводяться так часто і так ретельно, як це необхідно для забезпечення ефективного застосування відповідних правових норм.

Мінсоцполітики в листі від 05.01.2018 р. № 8/0/22-18/134 нещодавно зробило дещо інші висновки:

• строків давності під час застосування фінансових санкцій ст. 265 КЗпП не визначено, тому у цьому випадку застосовуються загальні строки давності;
• строки давності для застосування штрафних (фінансових) санкцій (штрафів) до платників податків відповідають строкам давності для нарахування податкових зобов’язань (1095 днів або 3 роки), передбачених ст. 114 ПКУ;
• указані фінансові санкції застосовуються до роботодавців, дії яких порушують вимоги трудового законодавства станом на день набрання чинності Законом України від 28.12.2014 р. № 77-VIII, тобто з 01.01.2015.

Однак норми ПКУ щодо граничних строків застосування фінансових санкцій стосуються порушень саме податкового законодавства, а не трудового.

Отже, граничні строки для застосування фінансових штрафів за порушення трудового законодавства не встановлені, єдине що — їх можна застосовувати лише за порушення, учинені починаючи з 01.01.2015.

Чи варто проводити індексацію зарплати за минулі періоди, якщо вона не здійснювалася вчасно? Який розмір фінансового штрафу можуть застосувати за непроведення індексації?

ВІДПОВІДЬ: Індексація нараховується та виплачуються для підтримки купівельної спроможності населення України в умовах зростання цін із метою дотримання встановлених ст. 48 Конституції України гарантій забезпечення достатнього життєвого рівня громадян. Тому вона є державною мінімальною гарантією.

Держпраці розглядає випадки ненарахування індексації як недотримання державних мінімальних гарантій в оплаті праці, за яке застосовується фінансовий штраф у 10-кратному розмірі мінзарплати, установленої на день виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП). На це Держпраці вказує в листі від 19.05.2016 р. № 5548/4/4.3-ДП-16. У такому розмірі штраф можуть застосовувати лише за порушення, учинені починаючи з 01.01.2015.

Якщо інспектор праці виявить порушення за періоди до 01.01.2015, то фінансовий штраф він не може застосувати, але при цьому видасть припис про усунення порушень (тобто вимагатиме донарахувати належну індексацію) і встановить строк, до якого це потрібно зробити.

Отже, варто донарахувати індексацію за періоди, починаючи з 01.01.2015, аби уникнути значних фінансових санкцій, установлених ст. 265 КЗпП.

Працівник не з’являється на роботу понад місяць, його не звільнять, доки не з’ясуються причини відсутності. Які дані потрібно проставляти в таблиці 6 звітності з ЄСВ?

ВІДПОВІДЬ: Як правило, у випадку, коли невідомі причини відсутності працівника на роботі, у табелі обліку робочого часу проставляють «НЗ» — до з’ясування причин його відсутності.

У разі якщо працівник весь місяць був відсутній на роботі з нез’ясованих причин, то в таблиці 6 Форми № Д4 заповнюють для нього рядок, у реквізиті 15 якого вказують кількість календарних днів перебування в трудових відносинах. Оскільки трудові відносини з працівником не розірвані, то реквізит 15 у такому випадку дорівнюватиме кількості календарних днів у відповідному місяці.