Важливість бізнес-безпеки усвідомлюють вже буквально всі підприємці. Але на практиці все — це те ж саме, що ніхто. Тому для надійного захисту компанії від ризиків в ній повинні бути ті, хто особисто уповноважений перевіряти контрагентів на благонадійність. Давайте подивимося, кому із співробітників можна доручити перевірку контрагентів і як зробити це за допомогою системи YouControl.
Для початку — трохи статистики для розуміння важливості завдання. Згідно з опитуванням, проведеним в 2018 році, 48 % респондентів повідомили, що їх компанії зазнали вкрай негативних наслідків впливу шахрайства. При цьому більшість злочинів, пов’язаних з третіми сторонами (67 % випадків шахрайства), здійснені наближеними до організації особами: агентами, постачальниками послуг, продавцями і клієнтами (дані Світового дослідження економічних злочинів і шахрайства 2018, проведеного PwC).
В той саме час 35 % українських респондентів вказали, що їх організації все ще не провели жодної оцінки ризику шахрайства або економічних злочинів або що їм невідомо, що така оцінка взагалі проводилася. У такій ситуації особливо важливо подбати про захист компанії, адже всі вони можуть бути і вашими потенційними контрагентами. Так кому із співробітників доручити перевірку контрагентів?
• доступ до державних реєстрів
• розуміння судової системи
• професійний досвід і «чуття»
Юристи компаній — серед найактивніших користувачів системи YouControl. Як правило, їм достатньо поглянути на експрес-аналіз контрагента, щоб скласти загальне враження і окреслити напрямки поглибленої перевірки.
Експрес-аналіз показує критично важливі обставини, на які потрібно звернути увагу в першу чергу: проблеми правосуб’єктності (припинення діяльності юридичної особи, процедура банкрутства), обмеження прийняття рішень посадовими особами, місцезнаходження, зв’язків і інші дані про компанію, які можуть негативно вплинути на ваше співробітництво. Докладний приклад перевірки контрагента юристами і запобігання великого ризику ви можете побачити в статті «10 хвилин перевірки забудовника зберегли 10 мільйонів для клієнта YouControl».
• Перевіряти ділову репутацію і благонадійність.
• Оцінювати ризики, пов’язані з санкціями: компанія або її засновник/учасник під санкціями (українськими або міжнародними), перереєстрація в Криму, співпраця з країнами під санкціями.
• Відстежувати зв’язку ключових осіб компанії.
Для цих цілей, крім вже названого експрес-аналізу, стане в нагоді інструмент YouControl «Пошук зв’язків». Ця функція дозволяє знаходити очевидний зв’язок між двома компаніями з загальним директором, засновником, адресою або номером телефону.
І якщо в обов’язки юрвідділу входить складання грамотного договору, з гарантіями і умовою відшкодування збитків, то СБ може забезпечити виконання договору, відстежувати хід процесу і підтвердити результат.
Проте у бухгалтера є доступ до цінних даних: реквізитів контрагентів. Тільки ось покладатися на них беззастережно не варто. Краще використовувати їх для власної перевірки юридичних осіб та ФОП ЄДРПОУ або ІПН відповідно. У YouControl це один з найбільш зручних шляхів для пошуку досьє компанії, тому що не допускає збігу в назвах, адресі та/або керівниках. Один номер — один контрагент. І огляд повного досьє на нього, із зазначенням всіх реєстраційних даних, минулих подій і актуального стану.
Можна внести в зону відповідальності бухгалтера перевірку інформації про бухзвітності контрагента за рік (вкладка «Податкова» в досьє). Не завадить проводити такі перевірки регулярно, щоб вчасно помітити неблагополучні зміни в роботі контрагентів: виникнення податкового боргу, початок процедури банкрутства або інші фактори ризику.
• Зверніть увагу на фінансові показники та індекс FinScore в системі YouControl. Це індекс, що відображає фінансову стійкість контрагента.
• Перевірте, чи нема податкового боргу.
• Перевірте судові процеси, де компанія виступає відповідачем у боргових позовах.
• Переконайтеся, що компанія не знаходиться під санкціями (українськими або міжнародними), аби не накликати проблеми і на своє підприємство.
В якості опорного інструменту для перевірки відділ продажів може використовувати чек-лист на основі 19 факторів ризику в досьє контрагента від YouControl. Основні напрямки перевірки: сумлінність компанії і її фінансовий стан.
А інструмент «Автоматичний моніторинг» візьме на себе контроль змін в реєстрах і повідомить про них протягом доби. Ви раніше своїх контрагентів будете дізнаватися про появу боргу, зміну керівника компанії, новий судовий процес, попадання під санкції і т.д. У момент, коли у компанії з’являється проблема, зможете швидко дати розпорядження призупинити поставки товарів доти, поки ви не отримаєте додаткові гарантії або пояснення того, що відбувається.
Ділова розвідка корисна не тільки в контексті роботи з контрагентами. Вона також дозволяє поглянути на власну компанію з боку, як її бачать ваші партнери. Це хороший спосіб підтримувати бездоганну репутацію і вчасно помічати збої в роботі. І навіть контролювати сумлінність власних співробітників. Наприклад, чи встигає ваш співробітник здавати вчасно звіти і не проводить він будь-які операції за вашою спиною. Перевірити порядок в бухгалтерській звітності не завадить і в разі ліквідації підприємства.
Простіше кажучи, бізнес-розвідка актуальна на кожному етапі комерційної діяльності. І YouControl робить її максимально ефективною і зручною для вас. А якщо у компанії є власна система обліку (ERP, SAP, 1C, CRM, etc.), ви можете повністю автоматизувати перевірку контрагентів: отримувати актуальну інформацію через API за допомогою YouScore — скорингової системи для визначення благонадійності і оцінки потенціалу компанії.
Джерело: https://youcontrol.com.ua/blog/khto-z-pratsivnykiv-povynen-pereviriaty-kontrahentiv