Важливість бізнес-безпеки усвідомлюють вже буквально всі підприємці. Але на практиці все — це те ж саме, що ніхто. Тому для надійного захисту компанії від ризиків в ній повинні бути ті, хто особисто уповноважений перевіряти контрагентів на благонадійність. Давайте подивимося, кому із співробітників можна доручити перевірку контрагентів і як зробити це за допомогою системи YouControl.

Для початку — трохи статистики для розуміння важливості завдання. Згідно з опитуванням, проведеним в 2018 році, 48 % респондентів повідомили, що їх компанії зазнали вкрай негативних наслідків впливу шахрайства. При цьому більшість злочинів, пов’язаних з третіми сторонами (67 % випадків шахрайства), здійснені наближеними до організації особами: агентами, постачальниками послуг, продавцями і клієнтами (дані Світового дослідження економічних злочинів і шахрайства 2018, проведеного PwC).

В той саме час 35 % українських респондентів вказали, що їх організації все ще не провели жодної оцінки ризику шахрайства або економічних злочинів або що їм невідомо, що така оцінка взагалі проводилася. У такій ситуації особливо важливо подбати про захист компанії, адже всі вони можуть бути і вашими потенційними контрагентами. Так кому із співробітників доручити перевірку контрагентів?

Перевірка контрагентів юридичним відділомЮристи — перші, про кого згадують в зв’язку з ділової безпекою і захистом репутації. І у них дійсно багато можливостей убезпечити компанію:

•  доступ до державних реєстрів

•  розуміння судової системи

•  професійний досвід і «чуття»

Юристи компаній — серед найактивніших користувачів системи YouControl. Як правило, їм достатньо поглянути на експрес-аналіз контрагента, щоб скласти загальне враження і окреслити напрямки поглибленої перевірки.

Експрес-аналіз показує критично важливі обставини, на які потрібно звернути увагу в першу чергу: проблеми правосуб’єктності (припинення діяльності юридичної особи, процедура банкрутства), обмеження прийняття рішень посадовими особами, місцезнаходження, зв’язків і інші дані про компанію, які можуть негативно вплинути на ваше співробітництво. Докладний приклад перевірки контрагента юристами і запобігання великого ризику ви можете побачити в статті «10 хвилин перевірки забудовника зберегли 10 мільйонів для клієнта YouControl».

Як служба безпеки перевіряє контрагентів?Безпека — прямий обов’язок цього структурного підрозділу, і включення перевірки контрагентів до переліку її функцій буде абсолютно логічним. На яких даних варто сфокусувати увагу службі безпеки?

•  Перевіряти ділову репутацію і благонадійність.

•  Оцінювати ризики, пов’язані з санкціями: компанія або її засновник/учасник під санкціями (українськими або міжнародними), перереєстрація в Криму, співпраця з країнами під санкціями.

•  Відстежувати зв’язку ключових осіб компанії.

Для цих цілей, крім вже названого експрес-аналізу, стане в нагоді інструмент YouControl «Пошук зв’язків». Ця функція дозволяє знаходити очевидний зв’язок між двома компаніями з загальним директором, засновником, адресою або номером телефону.

І якщо в обов’язки юрвідділу входить складання грамотного договору, з гарантіями і умовою відшкодування збитків, то СБ може забезпечити виконання договору, відстежувати хід процесу і підтвердити результат.

Чи повинен бухгалтер займатися бізнес-розвідкою?На фінансистів в цілому і бухгалтерії зокрема лежить велика відповідальність. З одного боку, бухгалтер розділяє наслідки ризиків компанії. З іншого боку, в разі проблем через невдале співробітництво при перевірках фіскальних служб претензії пред’являть саме йому.

Проте у бухгалтера є доступ до цінних даних: реквізитів контрагентів. Тільки ось покладатися на них беззастережно не варто. Краще використовувати їх для власної перевірки юридичних осіб та ФОП ЄДРПОУ або ІПН відповідно. У YouControl це один з найбільш зручних шляхів для пошуку досьє компанії, тому що не допускає збігу в назвах, адресі та/або керівниках. Один номер — один контрагент. І огляд повного досьє на нього, із зазначенням всіх реєстраційних даних, минулих подій і актуального стану.

Можна внести в зону відповідальності бухгалтера перевірку інформації про бухзвітності контрагента за рік (вкладка «Податкова» в досьє). Не завадить проводити такі перевірки регулярно, щоб вчасно помітити неблагополучні зміни в роботі контрагентів: виникнення податкового боргу, початок процедури банкрутства або інші фактори ризику.

Перевірка контрагентів відділом продажівПродавці прагнуть «позбуватися» товару, щоб він не залежувався на складі. Але при цьому важливо тримати дебіторську заборгованість під контролем і чітко розуміти, кому можна відвантажити товар в рахунок майбутньої оплати, а кому потрібно відразу відмовити. Це не означає, що якимось замовникам можна довіряти сліпо! Перевіряти треба всіх контрагентів, навіть якщо співпрацюєте не вперше і попередній досвід був успішним. Ситуація в компанії може змінитися раптово, і ваша мета — встигнути «зістрибнути» з ризикованої співпраці.

•  Зверніть увагу на фінансові показники та індекс FinScore в системі YouControl. Це індекс, що відображає фінансову стійкість контрагента.

•  Перевірте, чи нема податкового боргу.

•  Перевірте судові процеси, де компанія виступає відповідачем у боргових позовах.

•  Переконайтеся, що компанія не знаходиться під санкціями (українськими або міжнародними), аби не накликати проблеми і на своє підприємство.

В якості опорного інструменту для перевірки відділ продажів може використовувати чек-лист на основі 19 факторів ризику в досьє контрагента від YouControl. Основні напрямки перевірки: сумлінність компанії і її фінансовий стан.

Як власнику підприємства перевіряти бізнес-партнерів?Бізнес-розвідка займає чимало часу, тому зазвичай керівники компаній доручають її підлеглим. Проте босові корисно тримати руку на пульсі і хоча б час від часу займатися перевіркою особисто, наприклад, коли йдеться про особливо великі угоди і абсолютно нових партнерів. Перевірка підприємств через YouControl займе мінімум вашого часу, але дозволить скласти об’єктивне уявлення про контрагентів.

А інструмент «Автоматичний моніторинг» візьме на себе контроль змін в реєстрах і повідомить про них протягом доби. Ви раніше своїх контрагентів будете дізнаватися про появу боргу, зміну керівника компанії, новий судовий процес, попадання під санкції і т.д. У момент, коли у компанії з’являється проблема, зможете швидко дати розпорядження призупинити поставки товарів доти, поки ви не отримаєте додаткові гарантії або пояснення того, що відбувається.

Ділова розвідка корисна не тільки в контексті роботи з контрагентами. Вона також дозволяє поглянути на власну компанію з боку, як її бачать ваші партнери. Це хороший спосіб підтримувати бездоганну репутацію і вчасно помічати збої в роботі. І навіть контролювати сумлінність власних співробітників. Наприклад, чи встигає ваш співробітник здавати вчасно звіти і не проводить він будь-які операції за вашою спиною. Перевірити порядок в бухгалтерській звітності не завадить і в разі ліквідації підприємства.

Простіше кажучи, бізнес-розвідка актуальна на кожному етапі комерційної діяльності. І YouControl робить її максимально ефективною і зручною для вас. А якщо у компанії є власна система обліку (ERP, SAP, 1C, CRM, etc.), ви можете повністю автоматизувати перевірку контрагентів: отримувати актуальну інформацію через API за допомогою YouScore — скорингової системи для визначення благонадійності і оцінки потенціалу компанії.

Джерело: https://youcontrol.com.ua/blog/khto-z-pratsivnykiv-povynen-pereviriaty-kontrahentiv