Як ревізори складають акт ревізії? Як правильно їх зустріти, які документи надати та як коректно написати пояснення? Що робити, коли не згодні з висновками ревізорів? Відповідаємо.
Акт ревізії це не лише документ, що містить перелік порушень та незаконних операцій. На його підставі роблять висновки про роботу установи, оцінюють якість роботи керівника, головного бухгалтера та інших посадових осіб. Тож рекомендації щодо того, як почуватися впевнено, якщо на носі ревізія, дадуть змогу зменшити кількість зафіксованих в акті ревізії порушень.
Важливо знати, за якими правилами ревізори складають акт ревізії бюджетної установи і яку саме інформацію вони туди записують. Так ви не розгубитеся під час підписання акта і за потреби внесете до нього корективи. Адже виправити щось, коли дали необгрунтовані пояснення ревізорам, неможливо. Тож правильно усувайте порушення під час та після ревізії.
Як оформлюють акт ревізії Акт ревізії — документ, який складають посадові особи органу державного фінансового контролю, що проводили ревізію. У ньому фіксують факт її проведення та результати. Вимоги до складання та змісту акта ревізії визначені в Порядку проведення інспектування Державною аудиторською службою, її міжрегіональними територіальними органами, затвердженому постановою КМУ від 20.04.2006 № 550 (далі — Порядок № 550).
4 головні вимоги до оформлення акта ревізії
- Акт ревізії складають на паперовому носії державною мовою.
- Його оформлюють на бланку органа державного фінансового контролю.
- Акт повинен мати наскрізну нумерацію сторінок.
- На першому аркуші акта зазначають назву документа (акт), дату і номер, місце складення (назва міста, села чи селища).
Акт ревізії фінансово-господарської діяльності складається зі вступної і констатуючої частин. Розглянемо кожну окремо.
Вступна частина акта ревізії
Загальні вимоги до інформації, яку ревізори мають зазначити у вступній частині акта ревізії, містяться в Порядку № 550. Ревізор цю інформацію має зібрати і вписати до акта ревізії, а керівник з головбухом — простежити, чи правильно він усе зазначив. У вступній частині акт ревізії відображає:
1) загальні відомості, зокрема: підстава для ревізії; тема ревізії; повна назва установи, її місцезнаходження; відомості про організаційно-правову форму та форму власності; дати початку і закінчення ревізії, період, який підлягав перевірці; перелік посадових осіб установи та залучених спеціалістів, що проводили ревізію;
2) перелік посадових осіб, які відповідали за фінансово-господарську діяльність установи в період, який ревізують; Якщо протягом періоду, що підлягає ревізії, змінювалися посадові особи, які відповідали за фінансово-господарську діяльність установи, акт ревізії має містити інформацію про усіх цих осіб. Та ще й з датами прийняття на роботу і звільнення. Якщо ревізори зафіксують в акті ревізії порушення, відповідатиме та посадова особа, яка на момент такого порушення вела фінансово-господарську діяльність установи.
3) факт ненадання установою журналу реєстрації перевірок; Ревізори зобов’язані поставити підпис у журналі реєстрації перевірок (п. 14 Порядку № 550). Тому установа, до якої завітали ревізори, повинна мати такий журнал. Установленої форми для такого журналу немає, тож його зазвичай складають у довільній формі. Головне, щоб у журналі були графи для інформації про назву органу контролю, вид перевірки, термін її проведення і місце для підпису ревізора. До речі, ведення такого журналу допоможе установі відстежувати, чи не порушують ревізори термінів проведення ревізій. А відмова від підпису в журналі реєстрації є підставою для недопущення ревізорів до перевірки.
4) факт відмови керівника установи чи його заступника підписати програму ревізії і направлення;
Перед ревізією керівнику установи чи його заступнику під підпис на примірнику органу державного фінансового контролю ревізори надають для ознайомлення програму ревізії та направлення. Якщо керівник чи заступник відмовляються їх підписувати програму ревізії та направлення, але не проти власне ревізії, це зазначають у вступній частині акта ревізії. Водночас якщо ревізори не надали посадовим особам установи програми ревізії та направлення, це є підставою для недопущення ревізорів до проведення ревізії.
Констатуюча частина акта ревізії
У констатуючій частині акт ревізії містить: інформацію про результати ревізії за кожним питанням програми. При цьому ревізори обов’язково зазначають, за який період, яким способом та за якими документами перевірили ці питання; висновок про наявність/відсутність порушень.
Під час ревізії ревізори намагаються виявити якнайбільше порушень. Для цього використовують різні методи, серед яких — зустрічна звірка. Якщо ревізори встановили порушення, вони вимагають від посадових осіб, причетних до порушення, письмових пояснень; факти порушення законодавства із зазначенням винних осіб; розмір збитків (у разі їх наявності), завданих державі чи установі внаслідок порушень. Усі висновки ревізорів мають бути підтверджені документально і не суперечити законодавству.
У констатуючій частині акт ревізії державної аудиторської служби містить лише підтверджені ревізійними діями висновки. Суб’єктивні припущення фінансові інспектори в ній не наводять. Підставою для записів в акті ревізії можуть бути тільки дані, ретельно перевірені ревізорами і підтверджені первинними документами, записами в регістрах бухгалтерського обліку, зустрічними звірками, результатами інвентаризацій тощо. Акт ревізії містить тільки підсумкові дані за кожним видом порушень з посиланням на відповідні додатки, які мають підписати ревізор і головний бухгалтер установи. Виявлені порушення фіксують з обов’язковим посиланням на норми законів чи інших нормативно-правових актів, а також із зазначенням винних у їх допущенні осіб.
Аби акт ревізії у констатуючій частині правильно відображав інформацію про порушення, ревізори вимагають у причетних до таких порушень посадових осіб установи письмові пояснення (абз. 1 п. 18 Порядку № 550). Надавати пояснення потрібно правильно, аби не нашкодити ні собі, ні установі. Тому зупинимося на них докладніше.
Письмові пояснення
Насамперед ревізори мають вручити особам, від яких вимагають пояснень, відповідний перелік питань під особистий підпис. Пояснення оформляють на ім’я керівника органу контролю, який призначив ревізію. Це пояснення обов’язково має містити дату складання. Якщо працівники установи відмовляються надавати письмові пояснення, інформацію про це теж відображає акт ревізії. Часто у посадових осіб установи виникає запитання, чи обов’язково потрібно надавати пояснення ревізорам.
Відповідь на нього дає стаття 63 Конституції України. У ній передбачено, що особа не відповідає за відмову давати показання або пояснення щодо себе, членів сім’ї чи близьких родичів, перелік яких визначений законом. Тобто посадова особа має право не надавати пояснення ревізорам.
Проте діяти так не завжди доцільно. Іноді обгрунтовані пояснення посадової особи разом з копіями первинних документів можуть змінити позицію ревізорів щодо порушення. Тому важливо за будь-яких умов відстоювати власні інтереси і за потреби підкріплювати свої пояснення необхідними доказами. Аби вибудувати правильну лінію захисту, варто заручитися підтримкою фахівців. Не радимо писати пояснення під диктовку ревізора.
Зміст такого пояснення може бути не на користь особи, яка його надає. Буває й так, що ревізори не вимагають письмових пояснень щодо виявлених порушень, однак потім зазначають їх в акті ревізії. Пам’ятайте: такі дії можна оскаржувати як недотримання процедури проведення ревізії.
Установлення в акті ревізії винної особи
Якщо в акті ревізії ревізори зафіксували порушення, вони мають зазначити винних осіб (п. 2 Порядку № 550). Винними вважають осіб: відповідальних за фінансово-господарські операції, проведені з порушенням законодавства; дії (бездіяльність) яких призвели до такого порушення. Як бачимо, винними можуть бути й особи, які не були відповідальними за проведення фінансово-господарських операцій, але їхні дії чи бездіяльність спричинили такі порушення.
Щоб встановити винних осіб, ревізори всебічно досліджують виявлені порушення, вивчають пояснення, отримані від працівників, причетних до порушень, посадові інструкції працівників тощо.
За результатами ревізії ревізори вживають заходів для притягнення до адміністративної, дисциплінарної та матеріальної відповідальності винних у порушеннях працівників установи (п. 50 Порядку № 550). Водночас вину особи у злочині визначає суд, в т. ч. за результатами розгляду матеріалів ревізії. На цьому наголошує Держфінінспекція в листі від 13.01.2014 № 25-14/50.
Підписання акта ревізії
Акт ревізії підписують як посадова особа органу контролю, так і керівник та головний бухгалтер установи. За потреби — інші працівники установи. Коли може виникнути така потреба? Буває так, що в установі проводять ревізію окремих питань фінансово-господарської діяльності, з яких не всі входять до обов’язків відділу бухгалтерського обліку.
Приміром, в установі є відділ, який нараховує виплати, а відділ бухгалтерського обліку відповідає лише за фінансування цих виплат. У такій ситуації до посадових осіб, які відповідають за фінансово-господарську діяльність установи, окрім керівника установи та головного бухгалтера, належатиме і начальник відділу з нарахування таких виплат. Тому він також має підписувати акт. Дещо розкриємо процес складання та підписання цього документа.
Акт ревізії складають у трьох примірниках: 1-й — для органу контролю; 2-й — для установи; 3-й — для правоохоронних органів у випадках, передбачених законодавством. Перший і третій примірники акта надають для ознайомлення керівнику чи головному бухгалтеру у строк, не пізніше ніж 5 робочих днів після закінчення ревізії: або особисто під розписку; або через канцелярію (з відміткою про це в журналі реєстрації); або рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням.
Керівник, головний бухгалтер та інші визначені працівники об’єкта контролю зобов’язані ознайомитися з актом ревізії і в разі погодження з викладеними в ньому фактами підписати примірники. Після того, як підписані керівником і головним бухгалтером 1-й і 3-й примірники акта ревізії передано, орган контролю не пізніше наступного робочого дня з моменту отримання видає установі 2-й примірник акта ревізії.
Зразок акта ревізії (Витяг).docx
Автор: КРАВЧЕНКО Людмила
Джерело: https://www.budgetnyk.com.ua/article/281-akt-revz-ne-virok-dlya-obznanogo-buhgaltera